Quy định về thành lập và hoạt động Công đoàn cơ sở - Luật sư Đà Nẵng

I. THỦ TỤC THÀNH LẬP CÔNG ĐOÀN CƠ SỞ

Theo Mục 13 Hướng dẫn số 38/HD-TLĐ ngày 27/12/2024 của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, thủ tục thành lập công đoàn cơ sở năm 2026 được thực hiện qua 04 bước gồm:

i) Vận động chuẩn bị để tổ chức đại hội thành lập công đoàn cấp cơ sở;

ii) Tổ chức đại hội thành lập công đoàn cấp cơ sở;

iii) Lập hồ sơ đề nghị công đoàn cấp trên xem xét, công nhận;

iv) Công đoàn cấp trên thẩm định hồ sơ và xem xét công nhận.

Bước 1: Vận động, chuẩn bị tổ chức đại hội thành lập công đoàn cơ sở

– Nơi chưa có công đoàn cấp cơ sở, đoàn viên công đoàn hoặc người lao động được quyền lập ban vận động thành lập công đoàn cấp cơ sở (gọi tắt là ban vận động).

– Ban vận động có ít nhất ba người, gồm trưởng ban và các thành viên để thực hiện các nhiệm vụ tuyên truyền, vận động người lao động gia nhập công đoàn và tổ chức đại hội thành lập công đoàn cấp cơ sở.

– Khi có 05 người trở lên (gồm đoàn viên công đoàn và người lao động có đơn gia nhập công đoàn) tự nguyện liên kết thành lập công đoàn cấp cơ sở thì ban vận động chuẩn bị và tổ chức đại hội thành lập công đoàn cấp cơ sở theo hướng dẫn của công đoàn cấp trên.

– Ban vận động chấm dứt nhiệm vụ sau khi tổ chức thành công đại hội thành lập công đoàn cấp cơ sở.

Bước 2: Tổ chức đại hội thành lập công đoàn cấp cơ sở

a) Chủ thể điều hành đại hội

Việc tổ chức điều hành đại hội thành lập công đoàn cấp cơ sở do ban vận động thực hiện (có thể mời thêm đoàn viên, người lao động không phải là thành viên ban vận động có kinh nghiệm, uy tín tham gia điều hành đại hội).

b) Thành phần tham dự đại hội

Thành phần dự đại hội thành lập công đoàn cấp cơ sở:

– Ban vận động thành lập công đoàn cấp cơ sở;

– Đoàn viên công đoàn, người lao động có đơn gia nhập công đoàn;

– Đại diện công đoàn cấp trên, đại diện cấp ủy địa phương, đơn vị (nếu có) nơi thành lập công đoàn cấp cơ sở;

– Ngoài ra, căn cứ vào tình hình và điều kiện thực tế, ban vận động mời người sử dụng lao động, người lao động chưa có đơn gia nhập công đoàn cùng dự chứng kiến đại hội thành lập công đoàn cấp cơ sở (sau khi có ý kiến của công đoàn cấp trên trực tiếp).

c) Nội dung, trình tự đại hội

Đại hội thành lập công đoàn cơ sở được tiến hành theo trình tự sau:

– Chào cờ (Quốc ca và Bài hát truyền thống của Công đoàn Việt Nam).

– Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.

– Báo cáo quá trình vận động người lao động gia nhập công đoàn và công tác chuẩn bị tổ chức thành lập công đoàn cấp cơ sở.

– Công bố danh sách người lao động có đơn gia nhập công đoàn.

– Tuyên bố thành lập công đoàn cấp cơ sở.

– Đại diện cấp ủy (nếu có), công đoàn cấp trên phát biểu.

– Người sử dụng lao động phát biểu (nếu có).

– Bầu cử ban chấp hành công đoàn cấp cơ sở.

– Bầu cử chủ tịch công đoàn cấp cơ sở.

– Thông qua kế hoạch hoạt động của công đoàn cấp cơ sở.

Lưu ý: Các hình thức bầu cử, biểu quyết tại đại hội thành lập công đoàn cấp cơ sở thực hiện theo Mục 9.4 của Hướng dẫn 38/HD-TLĐ ngày 27 tháng 12 năm 2024 của Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam.

d) Kết thúc đại hội

Kết thúc đại hội thành lập công đoàn cấp cơ sở, ban vận động bàn giao toàn bộ hồ sơ đại hội cho ban chấp hành hoặc đồng chí chủ tịch mới được bầu, gồm cả danh sách ban vận động để lưu hồ sơ, tài liệu thành lập công đoàn cấp cơ sở.

Lưu ý: Những nơi do điều kiện lao động, sản xuất, kinh doanh, không thể triệu tập toàn thể người lao động có đơn xin gia nhập công đoàn dự đại hội thành lập công đoàn cấp cơ sở thì ban vận động tổ chức lấy phiếu giới thiệu nhân sự tham gia ban chấp hành; khi đủ điều kiện về số lượng thì tiến hành phát phiếu bầu cử cho đoàn viên tại các phòng, ban, tổ, đội, phân xưởng, nhóm công việc để thực hiện quyền bầu cử ban chấp hành, chủ tịch công đoàn cấp cơ sở; đồng thời thực hiện công tác kiểm phiếu theo quy định, công bố kết quả kiểm phiếu, kết quả trúng cử để toàn thể đoàn viên được biết.

Bước 3: Lập hồ sơ đề nghị công đoàn cấp trên xem xét, công nhận

Chủ tịch công đoàn và ban chấp hành công đoàn cấp cơ sở sau đại hội thành lập tổ chức họp ban chấp hành công đoàn trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi kết thúc đại hội để bầu ban thường vụ, phó chủ tịch, Ủy ban kiểm tra và chủ nhiệm Ủy ban kiểm tra công đoàn (nếu đủ điều kiện). Sau đó, lập hồ sơ đề nghị công đoàn cấp trên xem xét, công nhận.

Quá trình chuẩn bị cần liên hệ công đoàn cấp trên để được hướng dẫn, hỗ trợ.

Hồ sơ đề nghị xem xét công nhận công đoàn cơ sở gồm:

– Văn bản đề nghị công nhận đoàn viên, công đoàn cơ sở; công nhận kết quả bầu cử Ban Chấp hành, Ủy ban Kiểm tra (nếu đủ điều kiện), các chức danh trong ban chấp hành, ủy ban kiểm tra công đoàn.

– Biên bản Đại hội thành lập công đoàn cơ sở.

– Biên bản Hội nghị lần thứ nhất Ban Chấp hành công đoàn cơ sở.

– Đơn gia nhập Công đoàn Việt Nam của người lao động.

– Biên bản kiểm phiếu bầu cử tại Đại hội thành lập công đoàn cơ sở và biên bản kiểm phiếu bầu cử tại hội nghị lần thứ nhất ban chấp hành công đoàn cơ sở.

– Danh sách trích ngang lý lịch ủy viên ban chấp hành, ban thường vụ, ủy ban kiểm tra (nếu đủ điều kiện) và các chức danh trong ban chấp hành, ủy ban kiểm tra công đoàn.

– Bản photo: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện (đóng dấu treo của đơn vị ở góc trên bên trái).

Bước 4: Công đoàn cấp trên thẩm định hồ sơ và xem xét công nhận

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ khi nhận được hồ sơ thành lập công đoàn cấp cơ sở, công đoàn cấp trên có trách nhiệm:

– Thẩm định hồ sơ, nếu đủ điều kiện thì ban hành quyết định công nhận đoàn viên, công đoàn cấp cơ sở, ban chấp hành, ủy ban kiểm tra (nếu có) và các chức danh trong ban chấp hành, ủy ban kiểm tra công đoàn theo quy định.

– Khi hồ sơ không đủ điều kiện thì công đoàn cấp trên thông báo bằng văn bản và hướng dẫn thực hiện như sau:

+ Bổ sung, hoàn thiện khi hồ sơ, tài liệu thiếu hoặc chưa đảm bảo.

+ Thực hiện lại quy trình, thủ tục khi phát hiện chưa thực hiện đúng quy định của Điều lệ Công đoàn Việt Nam.

Khi hồ sơ, tài liệu đã đảm bảo thì gửi lại công đoàn cấp trên xem xét, công nhận (thời gian hoàn thiện hồ sơ không quá 10 ngày làm việc).

– Khi được công đoàn cấp trên công nhận, ban chấp hành công đoàn cấp cơ sở thực hiện các thủ tục khắc dấu, mở tài khoản tại ngân hàng hoặc kho bạc nhà nước để giao dịch công tác; đồng thời triển khai kế hoạch hoạt động đã được thống nhất tại đại hội thành lập công đoàn cấp cơ sở và chỉ đạo, hướng dẫn của công đoàn cấp trên.

II. QUY ĐỊNH VỀ ĐÓNG KINH PHÍ CÔNG ĐOÀN ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP

Theo Điều 4 Nghị định 105/2026/NĐ-CP quy định về phương thức, thời hạn đóng kinh phí công đoàn như sau:

1. Phương thức đóng kinh phí công đoàn

– Doanh nghiệp thực hiện đóng kinh phí công đoàn mỗi tháng một lần cùng thời điểm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động.

– Đối với doanh nghiệp nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả tiền lương theo chu kỳ sản xuất, kinh doanh thì sẽ đóng kinh phí công đoàn theo mỗi tháng một lần hoặc 03 tháng một lần cùng với thời điểm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động trên cơ sở đăng ký với tổ chức công đoàn.

2. Thời hạn đóng kinh phí công đoàn

– Thời hạn đóng kinh phí công đoàn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.

Ví dụ: Thời hạn đóng kinh phí công đoàn tháng 6/2026 là ngày 31/7/2026.

– Trường hợp doanh nghiệp nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp chọn đóng theo phương thức đóng 03 tháng một lần thì thời hạn đóng kinh phí công đoàn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ đóng.

3. Mức đóng kinh phí công đoàn

Kinh phí công đoàn do doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp không hưởng 100% lương từ ngân sách nhà nước, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và cơ quan, tổ chức, đơn vị khác có sử dụng lao động theo quy định của pháp luật đóng bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động.

(Theo điểm b khoản 1 Điều 19 Luật Công đoàn 2024 được sửa đổi bởi Luật Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Luật Công đoàn, Luật Thanh niên và Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở).

4. Quy định về giảm mức đóng kinh phí công đoàn

a) Các trường hợp được giảm mức đóng kinh phí công đoàn

Doanh nghiệp gặp khó khăn vì lý do kinh tế hoặc bất khả kháng thì được xem xét giảm mức đóng kinh phí công đoàn. Cụ thể quy định về giảm mức đóng kinh phí công đoàn như sau:

– Các trường hợp được xem xét giảm mức đóng kinh phí công đoàn là các trường hợp đã hết thời gian được tạm dừng đóng kinh phí công đoàn theo Điều 13 Nghị định 105/2026/NĐ-CP thì tiếp tục phải cắt giảm số lao động hiện có:

+ Từ 30% hoặc từ 30 lao động trở lên đối với doanh nghiệp có sử dụng dưới 200 lao động,

+ Từ 50 lao động trở lên đối với người sử dụng lao động có sử dụng lao động từ 200 đến 1000 lao động.

– Từ 100 lao động trở lên đối với người sử dụng lao động có sử dụng trên 1000 lao động.

Các trường hợp trên không bao gồm việc tuyển dụng mới 20% so với số lượng lao động bị cắt giảm trong vòng 3 tháng kể từ ngày cắt giảm lao động.

b) Thời gian giảm mức đóng kinh phí công đoàn

Thời gian giảm mức đóng kinh phí công đoàn theo tháng và không quá 06 tháng.

Hết thời hạn giảm mức đóng kinh phí công đoàn nêu tên, doanh nghiệp tiếp tục đóng kinh phí công đoàn theo quy định.

c) Mức giảm đóng kinh phí công đoàn: Tối đa 20% mức đóng kinh phí công đoàn theo quy định.

(Theo Điều 12 Nghị định 105/2026/NĐ-CP)

5. Trường hợp được tạm dừng đóng kinh phí công đoàn

a) Các trường hợp được xem xét tạm dừng đóng kinh phí công đoàn:

– Gặp khó khăn do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc khủng hoảng, suy thoái kinh tế hoặc thực hiện chính sách của Nhà nước khi tái cơ cấu nền kinh tế.

– Gặp khó khăn do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, mất mùa.

b) Điều kiện được xem xét tạm dừng đóng kinh phí công đoàn:

Doanh nghiệp thuộc một trong các trường hợp nêu trên và đáp ứng một trong các điều kiện dưới đây thì được xem xét tạm dừng đóng kinh phí công đoàn:

– Phải tạm dừng sản xuất, kinh doanh từ 30 ngày trở lên và không giải quyết được việc làm cho người lao động, trong đó số lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc phải tạm thời nghỉ việc xin tạm dừng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc vào quỹ hưu trí và tử tuất từ 50% tổng số lao động có mặt trước khi tạm dừng sản xuất, kinh doanh trở lên.

– Bị thiệt hại trên 50% tổng giá trị tài sản do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, mất mùa gây ra (không kể giá trị tài sản là đất).

c) Thời gian tạm dừng đóng kinh phí công đoàn:

– Thời gian tạm dừng đóng kinh phí công đoàn theo tháng và không quá 12 tháng.

– Hết thời hạn tạm dừng đóng kinh phí công đoàn quy định tại điểm a khoản này, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã tiếp tục đóng kinh phí công đoàn theo mức đóng quy định tại điểm b khoản 1 Điều 29 Luật Công đoàn (trừ trường hợp được giảm mức đóng kinh phí công đoàn theo Điều 12 của Nghị định 105/2026/NĐ-CP).

(Theo Điều 13 Nghị định 105/2026/NĐ-CP)

6. Trường hợp bị coi là chậm đóng hoặc không đóng kinh phí công đoàn

– Chậm đóng kinh phí công đoàn là hành vi doanh nghiệp chưa đóng hoặc đóng chưa đầy đủ số tiền phải đóng theo mức đóng theo quy định kể từ sau thời hạn đóng kinh phí công đoàn.

– Không đóng kinh phí công đoàn là hành vi thuộc một trong các trường hợp sau đây:

+ Không trích, đóng kinh phí công đoàn.

+ Không đóng hoặc đóng không đầy đủ số tiền phải đóng theo mức đóng quy định trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn.

+ Không đóng hoặc đóng không đầy đủ số người thuộc đối tượng phải đóng trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn.

Lưu ý: Trường hợp tạm dừng đóng kinh phí công đoàn, giảm mức đóng kinh phí công đoàn không thuộc trường hợp chậm đóng, không đóng kinh phí công đoàn.

(Theo Điều 6 Nghị định 105/2026/NĐ-CP)

III. QUY ĐỊNH VỀ ĐOÀN PHÍ CÔNG ĐOÀN

Theo Quyết định số 61/QĐ-TLĐ ngày 29 tháng 7 năm 2025 của Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam thì đoàn phí công đoàn sẽ do người lao động là đoàn viên tham gia công đoàn đóng với mức đóng là 0,5% tiền lương đóng bảo hiểm xã hội.

Trước đây, theo quy định tại Điều 30 Quyết định 1408/QĐ-TLĐ ngày 01 tháng 8 năm 2024 của Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam quy định mức đóng đoàn phí công đoàn là 1% tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2025 trở đi, Tổng liên đoàn lao động Việt Nam ban hành Quyết định 61/QĐ-TLĐ ngày 29 tháng 7 năm 2025 của Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam quy định giảm mức đóng đoàn phí công đoàn xuống 0,5%.

Lưu ý: Trừ Công đoàn cơ sở đơn vị sự nghiệp không hưởng lương từ NSNN, các Công đoàn còn lại được thu đoàn phí công đoàn của đoàn viên hàng tháng bằng 0,5% tiền lương thực lĩnh (tiền lương đã khấu trừ tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân của đoàn viên) hoặc quy định mức thu cao hơn 0,5% tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội nếu được Ban Chấp hành công đoàn cơ sở mở rộng (từ tổ trưởng công đoàn trở lên) đồng ý bằng Nghị quyết, có văn bản và được quy định cụ thể trong Quy chế chi tiêu nội bộ của công đoàn cơ sở.

(Theo Điều 1 Quyết định 61/QĐ-TLĐ ngày 29 tháng 7 năm 2025 của Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam)

………………….

Luật sư tại Đà Nẵng:

Tầng 2 Tòa nhà Thư Dung Plaza, 87 Nguyễn Văn Linh, phường Hải Châu, thành phố Đà Nẵng

Luật sư tại Huế:

366 Phan Chu Trinh, phường An Cựu, Thành phố Huế

Luật sư tại TP. Hồ Chí Minh:

146 Hoàng Hoa Thám, phường Gia Định, thành phố Hồ Chí Minh

Luật sư tại Hà Nội:

Tầng 2, Chung cư Báo Công an nhân dân, 23 đường Nghiêm Xuân Yêm, xã Đại Thanh, thành phố Hà Nội

Luật sư tại Nghệ An:

1421 Nguyễn Tất Thành, phường Quỳnh Mai, Nghệ An