HƯỚNG DẪN THỦ TỤC CẤP GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG CHO NGƯỜI NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM THEO NGHỊ ĐỊNH 219/2025/NĐ-CP - Luật sư Đà Nẵng

Ngày 07/8/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 219/2025/NĐ-CP quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Nghị định này có hiệu lực từ ngày 07/8/2025 và thay thế Nghị định số 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về điều kiện, trình tự, thủ tục cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi Giấy phép lao động và xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp Giấy phép lao động.

1. Những trường hợp phải xin Giấy phép lao động

Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc một trong các hình thức sau đây phải thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép lao động căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP như sau:

a) Thực hiện hợp đồng lao động;

b) Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp;

c) Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, xã hội;

d) Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng;

đ) Chào bán dịch vụ;

e) Tình nguyện viên;

g) Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại;

h) Được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc trừ trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp;

i) Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam;

k) Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc tại Việt Nam theo quy định tại điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;

l) Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần, chủ sở hữu, thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng;

m) Thực hiện hợp đồng lao động với cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.

Như vậy, nếu người lao động nước ngoài lao động ở Việt Nam thuộc một trong những trường hợp nêu trên thì phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động để có thể hoạt động tại Việt Nam.

2. Điều kiện được cấp Giấy phép lao động

Người lao động nước ngoài được cấp Giấy phép lao động khi đáp ứng các điều kiện cơ bản theo quy định tại Khoản 1 Điều 151 Bộ luật lao động 2019 như sau:

Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc; có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế;
Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam;
Được tuyển dụng vào vị trí công việc mà người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được theo nhu cầu sử dụng lao động của doanh nghiệp, tổ chức và có hồ sơ hợp lệ để cấp Giấy phép lao động.

3. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài

Bước 1: Đăng tin tuyển dụng và xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Trước khi tuyển dụng người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động phải thực hiện đăng tin tuyển dụng vị trí dự kiến cho người nước ngoài trên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc các phương tiện truyền thông chính thức khác theo quy định. Việc này phải được thực hiện tối thiểu 05 ngày làm việc trước khi nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động.

Bước 2. Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động

Người sử dụng lao động chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động theo quy định của Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Hồ sơ bao gồm:

– Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo mẫu theo quy định của pháp luật.

– Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế. Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.

– Hộ chiếu còn thời hạn.

– Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp không quá 6 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính về cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cấp giấy phép lao động theo quy định tại khoản 3 Điều 6 Nghị định này.

– 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).

– Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài, cụ thể:

+ Đối với hình thức làm việc “Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp”: Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam và xác nhận đã được người sử dụng lao động tại nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam làm việc.

+ Đối với hình thức làm việc “Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, xã hội” hoặc “Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam”: Văn bản của người sử dụng lao động cử người lao động nước ngoài kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận được ký kết.

+ Đối với hình thức làm việc “Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng”: Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài và văn bản chứng minh người lao động nước ngoài đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam được ít nhất 24 tháng.

+ Đối với hình thức làm việc “Chào bán dịch vụ”: Văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ.

+ Đối với hình thức làm việc “Được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc trừ trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp”: Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí dự kiến làm việc.

+ Đối với hình thức làm việc “Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần, chủ sở hữu, thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng”: (i) Điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh là nhà quản lý hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với các vị trí là nhà quản lý; (ii) Giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

– Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật, cụ thể:

+ Giấy tờ chứng minh đối với người nước ngoài là “nhà quản lý” là một trong những giấy tờ sau:

a. Điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh là nhà quản lý hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với các vị trí là nhà quản lý;

b. Giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

+ Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là “giám đốc điều hành” là một trong những giấy tờ sau:

a) Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp;

b) Điều lệ công ty hoặc văn bản quy định về cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức; văn bản xác nhận người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.

Trường hợp người lao động nước ngoài đã làm việc tại Việt Nam thì được sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh số năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.

+ Giấy tờ chứng minh người nước ngoài là chuyên gia là một trong những giấy tờ sau đây:

a) Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương và văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của chuyên gia đó.

b) Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia, lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội hoặc theo thỏa thuận hợp tác của Chính phủ Việt Nam và văn bản xác nhận người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của chuyên gia đó.

Trường hợp người lao động nước ngoài đã làm việc tại Việt Nam được sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam;

c) Giấy chứng nhận thành tích cao, bằng cấp, kinh nghiệm trong lĩnh vực văn hóa, thể thao đối với nghệ sĩ, huấn luyện viên, vận động viên theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch;

d) Giấy phép lái tàu bay, chứng chỉ chuyên môn được phép làm việc trên tàu bay đối với tiếp viên hàng không, chứng nhận trình độ chuyên môn trong lĩnh vực bảo dưỡng tàu bay, chứng nhận khả năng chuyên môn đối với thuyền viên nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp. Trường hợp do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp phải được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam công nhận theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Xây dựng;

đ) Giấy tờ chứng minh về trình độ, trình độ chuẩn theo Luật Giáo dục, Luật Giáo dục đại học, Luật Giáo dục nghề nghiệp đối với chuyên gia làm việc trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo. Trường hợp chuyên gia làm việc trong Trung tâm ngoại ngữ, tin học phải đảm bảo theo quy chế tổ chức hoạt động của trung tâm;

e) Giấy tờ chứng minh chuyên gia làm việc trong một số nghề, công việc đặc thù khác theo hướng dẫn của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ quản lý ngành, công việc đặc thù.

+ Giấy tờ chứng minh người nước ngoài là “lao động kỹ thuật” là một trong những giấy tờ sau:

a) Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh đào tạo ít nhất 01 năm và văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của lao động kỹ thuật đó.

b) Văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của lao động kỹ thuật đó.

Bước 3. Nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Việc nộp hồ sơ có thể được thực hiện trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc bằng hình thức trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công (nếu địa phương đã triển khai).

Bước 4. Thẩm định và cấp Giấy phép lao động

Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và tiến hành thẩm định theo quy định.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền xem xét cấp Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài. Trường hợp hồ sơ không đáp ứng điều kiện, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản sửa đổi, từ chối và nêu rõ lý do để người sử dụng lao động biết và hoàn thiện hồ sơ (nếu có).

Bước 5. Ký kết hợp đồng lao động

Đối với trường hợp người lao động nước ngoài làm việc theo hình thức hợp đồng lao động, sau khi người lao động nước ngoài được cấp giấy phép lao động thì người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến làm việc. Khi được yêu cầu, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết tới cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy phép lao động.

Hợp đồng lao động phải được giao kết trước thời điểm người lao động chính thức làm việc và bảo đảm tuân thủ các quy định của pháp luật lao động Việt Nam.

Bước 6. Thực hiện các thủ tục sau khi được cấp Giấy phép lao động

Sau khi được cấp Giấy phép lao động, tùy từng trường hợp, người sử dụng lao động tiếp tục thực hiện các thủ tục liên quan như:

Xin cấp thị thực lao động (ký hiệu LĐ) hoặc chuyển đổi mục đích thị thực tại Cục quản lý xuất nhập cảnh;
Xin cấp Thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài tại Phòng quản lý xuất nhập cảnh tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương;
Thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc (nếu thuộc đối tượng phải tham gia);
Thực hiện các nghĩa vụ về khai báo tạm trú, quản lý lao động và các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Việc hoàn thành đầy đủ các thủ tục nêu trên sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài đúng quy định, hạn chế rủi ro pháp lý và các chế tài xử phạt trong quá trình hoạt động.

4. Thời hạn của Giấy phép lao động

Giấy phép lao động được cấp với thời hạn tối đa không quá 02 năm và có thể được gia hạn theo quy định của pháp luật. Thời hạn cụ thể phụ thuộc vào hợp đồng lao động, văn bản cử sang làm việc hoặc thời hạn của dự án, hợp đồng có liên quan.

Như vậy, Giấy phép lao động là điều kiện pháp lý bắt buộc đối với hầu hết người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Việc thực hiện đúng quy định về điều kiện, hồ sơ và trình tự, thủ tục cấp Giấy phép lao động nêu trên theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp bảo đảm tuân thủ pháp luật mà còn hạn chế các rủi ro và chế tài trong quá trình sử dụng lao động nước ngoài. Vì vậy, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị hồ sơ và thực hiện đầy đủ các thủ tục theo quy định để quá trình tuyển dụng và sử dụng lao động nước ngoài được thuận lợi, hiệu quả.

………………….

Luật sư tại Đà Nẵng:

Tầng 2 Tòa nhà Thư Dung Plaza, 87 Nguyễn Văn Linh, phường Hải Châu, thành phố Đà Nẵng

Luật sư tại Huế:

366 Phan Chu Trinh, phường An Cựu, Thành phố Huế

Luật sư tại TP. Hồ Chí Minh:

146 Hoàng Hoa Thám, phường Gia Định, thành phố Hồ Chí Minh

Luật sư tại Hà Nội:

Tầng 2, Chung cư Báo Công an nhân dân, 23 đường Nghiêm Xuân Yêm, xã Đại Thanh, thành phố Hà Nội

Luật sư tại Nghệ An:

1421 Nguyễn Tất Thành, phường Quỳnh Mai, Nghệ An

Tầng 2, tòa nhà Cửa Tiền Phố, đường Hồ Hữu Nhân, phường Trường Vinh Tân, tỉnh Nghệ An

Luật sư tại Gia Lai:

Số 61 Phạm Văn Đồng, phường Pleiku, tỉnh Gia Lai

Website: www.fdvn.vn www.fdvnlawfirm.vn www.diendanngheluat.vn

Email: fdvnlawfirm@gmail.com luatsulecao@gmail.com

Điện thoại: 0772 096 999

Fanpage: https://www.facebook.com/fdvnlawfirm/

Legal Service For Expat: https://www.facebook.com/fdvnlawfirmvietnam/

TỦ SÁCH NGHỀ LUẬT: https://www.facebook.com/SayMeNgheLuat/

DIỄN ĐÀN NGHỀ LUẬT: https://www.facebook.com/groups/saymengheluat/

KÊNH YOUTUBE: https://www.youtube.com/c/luatsufdvn

KÊNH TIKTOK: https://www.tiktok.com/@luatsufdvn

KÊNH TELEGRAM FDVN: https://t.me/luatsufdvn