QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ MIỄN NHIỆM TOÀN BỘ THÀNH VIÊN BAN QUẢN TRỊ NHÀ CHUNG CƯ THEO THÔNG TƯ 05/2024/TT-BXD, THỰC TRẠNG VÀ KIẾN NGHỊ - Luật sư Đà Nẵng

ĐẶT VẤN ĐỀ

Ban quản trị nhà chung cư (BQTNCC) do chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư thống nhất quyết định để thực hiện một số công việc liên quan đến quản lý, sử dụng, vận hành và bảo vệ quyền lợi chung của cư dân trong tòa nhà. Hiện nay, mâu thuẫn giữa cư dân và BQTNCC không còn là vấn đề hiếm gặp. Các tranh chấp thường phát sinh liên quan đến việc quản lý quỹ bảo trì 2%, lựa chọn đơn vị vận hành, công khai tài chính, sử dụng phần sở hữu chung hoặc cách thức điều hành thiếu minh bạch. Khi niềm tin của cư dân đối với BQTNCC bị suy giảm nghiêm trọng, yêu cầu miễn nhiệm toàn bộ thành viên Ban quản trị trở thành giải pháp được nhiều cộng đồng cư dân đặt ra.

Thông tư số 05/2024/TT-BXD của Bộ Xây dựng ban hành Quy chế Quản lý, sử dụng Nhà chung cư đã bổ sung, hoàn thiện nhiều quy định quan trọng liên quan đến tổ chức và hoạt động của BQTNCC. Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng, quy định về miễn nhiệm toàn bộ thành viên Ban quản trị vẫn còn không ít điểm cần tiếp tục hoàn thiện.

II. CÁC QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ MIỄN NHIỆM TOÀN BỘ THÀNH VIÊN BQTNCC

1. Cơ sở pháp lý về việc miễn nhiệm toàn bộ BQTNCC

1.1 Địa vị pháp lý và vai trò của BQTNCC

Theo quy định Điều 146 của Luật Nhà ở năm 2023, đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu hoặc nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu nhưng có dưới 20 căn hộ thì chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư thống nhất quyết định việc thành lập Ban quản trị nhà chung cư hoặc không thành lập Ban quản trị nhà chung cư, đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu và có từ 20 căn hộ trở lên phải thành lập Ban quản trị nhà chung cư

Ban quản trị nhà chung cư có một chủ sở hữu hoạt động theo mô hình tự quản. Trường hợp nhà ở thuộc tài sản công thì đại diện chủ sở hữu nhà ở thuộc tài sản công hoặc cơ quan quản lý nhà ở thành lập Ban quản trị hoặc giao đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư này. Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì Ban quản trị nhà chung cư có con dấu, tài khoản để hoạt động và thực hiện các quyền, trách nhiệm quy định tại Điều 147 và Điều 148 của Luật nhà ở 2023. Việc triệu tập họp Ban quản trị nhà chung cư, điều kiện họp, cách thức biểu quyết và các nội dung khác có liên quan được thực hiện theo quy chế hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư được Hội nghị nhà chung cư thông qua.

Điều này cho thấy Ban quản trị tồn tại trên cơ sở sự tín nhiệm và quyết định của chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư, nên khi không còn tín nhiệm thì chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư có quyền xem xét thay thế, miễn nhiệm. Bài viết này tập trung vào Ban quản trị nhà chung cư đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu.

Thẩm quyền của Hội Nghị nhà chung cư

Điều 145 Luật Nhà ở 2023 quy định về Hội nghị nhà chung cư, trong đó Hội nghị nhà chung cư là hội nghị của các chủ sở hữu hoặc người sử dụng nhà chung cư nếu chủ sở hữu nhà chung cư không tham dự; đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì Hội nghị nhà chung cư bao gồm chủ sở hữu nhà chung cư và người sử dụng nhà chung cư.

Hội nghị nhà chung cư phải tổ chức họp để quyết định các vấn đề dưới đây khi có đủ điều kiện theo Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư:

a) Đề cử, bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ban quản trị nhà chung cư; thông qua, sửa đổi, bổ sung nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư;

b) Thông qua, sửa đổi, bổ sung quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư; quyết định mức thù lao của thành viên Ban quản trị nhà chung cư và chi phí khác phục vụ hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư;

c) Thông qua mức giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư và việc sử dụng kinh phí bảo trì; đối với nhà chung cư quy định tại khoản 4 Điều 155 của Luật nàymà trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ nhà chung cư các bên không có thỏa thuận về việc phân chia tỷ lệ kinh phí bảo trì thì Hội nghị nhà chung cư xem xét, quyết định việc phân chia tỷ lệ kinh phí này;

d) Quyết định lựa chọn đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư trong trường hợp không còn chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở hoặc chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở không có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư hoặc có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhưng không tham gia quản lý vận hành hoặc tham gia quản lý vận hành nhưng không đáp ứng được các yêu cầu đã thỏa thuận trong hợp đồng cung cấp dịch vụ ký với Ban quản trị nhà chung cư;

đ) Thông qua kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư;

e) Thông qua báo cáo về hoạt động quản lý vận hành, hoạt động bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư;

g) Nội dung khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư.

Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì Hội nghị nhà chung cư được tổ chức họp để quyết định vấn đề quy định tại các mục a, b và e nêu trên. Trường hợp nhà chung cư thuộc tài sản công, Hội nghị nhà chung cư được tổ chức họp để quyết định vấn đề quy định tại mục b và mục e nêu trên.

Việc tổ chức Hội nghị nhà chung cư được thực hiện thông qua hình thức họp trực tiếp; trường hợp do dịch bệnh, thiên tai không thể họp trực tiếp thì có thể tổ chức họp trực tuyến hoặc kết hợp họp trực tiếp và họp trực tuyến.

1.3. Trường hợp miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ban quản trị

Điều 26 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD Quy định về các trường hợp miễn nhiệm thành viên Ban quản trị; bãi nhiệm Ban quản trị, cụ thể:

Việc miễn nhiệm thành viên Ban quản trị tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư được thực hiện khi có một trong các trường hợp sau đây:

a) Thành viên Ban quản trị thôi tham gia Ban quản trị hoặc xin miễn nhiệm;

b) Thành viên Ban quản trị không còn trực tiếp cư trú tại nhà chung cư đó;

c) Trưởng ban quản trị của tòa nhà chung cư tách khỏi cụm nhà chung cư trong trường hợp quy định tại điểm b khoản 2 Điều 27 của Quy chế;

d) Thành viên Ban quản trị của tòa nhà nhập vào cụm nhà chung cư trong trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 27 của Quy chế.

Việc bãi nhiệm Ban quản trị, thành viên Ban quản trị tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư được thực hiện khi có một trong các trường hợp sau đây:

a) Ban quản trị không báo cáo kết quả hoạt động cho Hội nghị nhà chung cư theo quy định của Quy chế này;

b) Ban quản trị không hoạt động sau khi được bầu;

c) Thành viên Ban quản trị không thực hiện các nhiệm vụ được giao trong quy chế hoạt động của nhà chung cư hoặc không tham gia các hoạt động của Ban quản trị trong 03 tháng liên tiếp hoặc không tham dự tối thiểu 30% tổng số các cuộc họp của Ban quản trị trong 01 năm;

d) Thành viên Ban quản trị vi phạm quy chế hoạt động hoặc quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị;

đ) Thành viên Ban quản trị bị xử phạt vi phạm hành chính do vi phạm quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự;

e) Khi có đơn đề nghị bãi nhiệm có chữ ký của tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao.

Việc bầu thay thế thành viên Ban quản trị cụm nhà chung cư trong trường hợp bãi nhiệm, miễn nhiệm hoặc bị chết hoặc mất tích được thực hiện như sau:

a) Trường hợp bầu thay thế Ban quản trị cụm nhà chung cư hoặc bầu thay thế Trưởng ban quản trị hoặc Phó ban quản trị thì phải tổ chức Hội nghị cụm nhà chung cư bất thường để quyết định theo quy định tại Điều 16 hoặc Hội nghị thường niên tại Điều 17 của Quy chế; trường hợp miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm Phó ban quản trị là đại diện của chủ đầu tư thì chủ đầu tư cử đại diện khác thay thế mà không phải tổ chức Hội nghị nhà chung cư; trường hợp chủ đầu tư không cử thành viên khác thay thế mà trong Ban quản trị còn có Phó ban quản trị khác thì không phải tổ chức Hội nghị nhà chung cư để bầu thay thế.

Trường hợp sau khi Ban quản trị được công nhận mà chủ đầu tư có văn bản xin thôi tham gia làm Phó ban quản trị mà trong Ban quản trị không có Phó ban khác thì tổ chức Hội nghị nhà chung cư theo quy định tại Điều 16 hoặc Điều 17 của Quy chế để bầu một trong các chủ sở hữu của cụm nhà chung cư làm Phó ban quản trị; chủ đầu tư vẫn phải chịu trách nhiệm về các nội dung liên quan đến kỹ thuật trong việc bảo hành, bảo trì nhà chung cư theo quy định của pháp luật về nhà ở;

b) Trường hợp bầu thành viên Ban quản trị cụm nhà chung cư không thuộc đối tượng quy định tại điểm a khoản này thì Ban quản trị đề xuất người thay thế và gửi xin ý kiến bằng văn bản của các đại diện chủ sở hữu căn hộ của tòa nhà có thành viên Ban quản trị cần thay thế; nếu được tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của tòa nhà này hoặc có số lượng ít hơn theo quyết định đã được Hội nghị nhà chung cư lần đầu hoặc Hội nghị nhà chung cư trước đó thống nhất thì người được đề xuất được công nhận là thành viên Ban quản trị cụm nhà chung cư; trường hợp không có đủ số người đồng ý theo quy định tại điểm này thì phải họp Hội nghị nhà chung cư của tòa nhà này để bầu người thay thế theo quy định tại Điều 16 hoặc Điều 17 của Quy chế.

Việc lấy ý kiến bầu thành viên Ban quản trị quy định tại điểm này cũng phải lập thành biên bản có chữ ký của các thành viên chủ trì việc lấy ý kiến.

Khi đề nghị bầu thành viên Ban quản trị mới thay thế thì Ban quản trị đã được công nhận vẫn tiếp tục hoạt động theo quy chế hoạt động đến khi cơ quan có thẩm quyền công nhận Ban quản trị mới; trường hợp bầu lại Ban quản trị do bị miễn nhiệm, bãi nhiệm thì Ban quản trị mới được Hội nghị nhà chung cư bầu phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư và đơn vị quản lý vận hành thực hiện các quyền hạn, trách nhiệm của Ban quản trị cho đến khi cơ quan có thẩm quyền công nhận Ban quản trị mới.

Thực trạng thực hiện và những hạn chế

Mặc dù quy định pháp luật đã có cơ sở tương đối rõ ràng, song thực tiễn triển khai cho thấy nhiều khó khăn:

Thứ nhất, khó triệu tập Hội nghị nhà chung cư để Bãi nhiệm Ban quản trị

(i) Cộng đồng cư dân phải bảo đảm tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự theo khoản 2 Điều 16 và khoản 2 Điều 17 Thông tư 05/2024/TT-BXD tham gia ký đơn đề nghị bãi nhiệm toàn bộ thành viên ban quản trị và bầu ban quản trị mới, trong khi tại nhiều chung cư số lượng căn hộ bỏ trống, cho thuê, chủ sở hữu ở xa hoặc không quan tâm khiến việc tập hợp đủ tỷ lệ tham dự rất khó đạt.

(ii) Muốn miễn nhiệm toàn bộ Ban quản trị thì bắt buộc phải thông qua Hội nghị nhà chung cư hợp lệ. Theo điểm b khoản 1 Điều 16, điểm b khoản 2 Điều 17 Thông tư 05/2024/TT-BXD, Hội nghị nhà chung cư bất thường, Hội nghị nhà chung cư thường niên được tổ chức để xem xét, quyết định việc:“Miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm toàn bộ các thành viên Ban quản trị và bầu Ban quản trị mới.”

Như vậy, cư dân muốn thay đổi toàn bộ Ban quản trị thì bắt buộc phải thông qua Hội nghị nhà chung cư đúng thủ tục luật định.

(iii) Ban quản trị đương nhiệm lại là chủ thể có trách nhiệm triệu tập và tổ chức hội nghị : Theo khoản 4 Điều 16 Thông tư 05/2024/TT-BXD quy định: “Ban quản trị có trách nhiệm chuẩn bị nội dung, thông báo thời gian, địa điểm và tổ chức họp hội nghị chính thức cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đối với các nội dung quy định tại khoản 1 Điều này…” Tương tự, khoản 5 Điều 17 Thông tư 05/2024/TT-BXD quy định: Ban quản trị có trách nhiệm chuẩn bị nội dung, thông báo thời gian, địa điểm và tổ chức họp hội nghị chính thức cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư…” Điều đó có nghĩa là trong trường hợp cư dân muốn miễn nhiệm Ban quản trị, thì người đang bị đề nghị miễn nhiệm lại là bên nắm quyền chuẩn bị thủ tục triệu tập hội nghị.

(iv) Ban quản trị là người nắm thông tin cư dân và tư cách biểu quyết.

Theo Điều 18 Thông tư 05/2024/TT-BXD, thành phần tham dự Hội nghị nhà chung cư gồm: Đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao; Chủ đầu tư (nếu còn sở hữu diện tích); Đơn vị quản lý vận hành (nếu có); Người được ủy quyền hợp lệ. Đồng thời, quyền biểu quyết được tính theo diện tích sở hữu riêng (1m² tương đương 01 phiếu – theo khoản 3 Điều 18) căn cứ hồ sơ căn hộ. Mà trên thực tế các thông tin về: Danh sách chủ sở hữu căn hộ; Tình trạng bàn giao căn hộ; Diện tích sở hữu riêng; Thông tin ủy quyền; Danh sách cư dân hiện hữu thường do Ban quản trị hoặc đơn vị quản lý vận hành nắm giữ. Như vậy nếu Ban quản trị không phối hợp cung cấp, cư dân rất khó tự xác lập hội nghị hợp lệ.

Như vậy, Pháp luật cho phép cư dân miễn nhiệm toàn bộ Ban quản trị, nhưng thủ tục hiện hành vẫn khiến cư dân phụ thuộc đáng kể vào chính Ban quản trị đương nhiệm, vì Ban quản trị là chủ thể có trách nhiệm triệu tập hội nghị, nắm thông tin cư dân và kiểm soát nhiều dữ liệu cần thiết cho việc tổ chức họp hợp lệ. Đây chính là nguyên nhân dẫn đến khó khăn phổ biến trong thực tiễn

Thứ hai, chậm bàn giao hồ sơ, tài chính sau bãi nhiệm

Luật có quy định sau khi có Ban quản trị mới, Ban quản trị cũ phải bàn giao hồ sơ tại liệu như: hồ sơ pháp lý; con dấu; tài khoản ngân hàng; sổ sách kế toán; quỹ bảo trì; hợp đồng dịch vụ đang thực hiện Tuy nhiên chưa có chế tài về việc giao chậm, giao không đầy đủ khi đã bãi nhiệm. Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động của Ban quản trị mới cũng như các hoạt động thường xuyên của nhà chung cư.

Mặc dù Thông tư 05/2024/TT-BXD đã có bước tiến khi quy định một quy chế về quản lý, sử dụng nhà chung cư, song vẫn tồn tại một số điểm hạn chế:

(i) Chưa có cơ chế xử lý nhanh khi Ban quản trị mất tín nhiệm nghiêm trọng: Khi Ban quản trị có dấu hiệu sai phạm rõ ràng nhưng chưa tổ chức được hội nghị, cư dân gần như không có cơ chế tạm đình chỉ hoạt động của Ban quản trị.

(ii) Thiếu chế tài mạnh đối với hành vi không bàn giao: Nếu Ban quản trị cũ cố tình chây ì, giữ quỹ bảo trì hoặc hồ sơ, việc xử lý trên thực tế mất nhiều thời gian.

(iii) Chưa có mẫu quy trình thống nhất toàn quốc: Mỗi địa phương hướng dẫn khác nhau về thủ tục triệu tập, kiểm phiếu, lập biên bản, công nhận kết quả… dẫn đến thiếu đồng bộ.

(iv) Năng lực quản trị của Ban quản trị còn chênh lệch: Nhiều thành viên Ban quản trị là cư dân kiêm nhiệm, không có chuyên môn về pháp lý, tài chính, quản lý vận hành nên dễ phát sinh sai sót.

Kiến nghị hoàn thiện

Để cơ chế bãi nhiệm toàn bộ BQTNCC thực sự hiệu quả, không gây kéo dài thời gian ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân cần bổ sung các quy định phù hợp hơn như:

(i) Bổ sung cơ chế cư dân tự triệu tập hội nghị dễ dàng hơn: Khi đủ tỷ lệ chữ ký cư dân theo luật định, cư dân cần được quyền yêu cầu UBND cấp xã/phường hỗ trợ tổ chức hội nghị mà không phụ thuộc Ban quản trị đương nhiệm.

(ii) Có thủ tục tạm đình chỉ Ban quản trị trong trường hợp khẩn cấp: Nếu có căn cứ về thất thoát quỹ bảo trì, giả mạo hồ sơ, cản trở cư dân, cần có cơ chế can thiệp tạm thời của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

(iv) Siết chế tài bàn giao tài sản, hồ sơ: Cần quy định rõ thời hạn bàn giao sau bãi nhiệm; nếu vi phạm phải bị xử phạt hành chính hoặc chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra khi có dấu hiệu phạm tội.

(vi) Đẩy mạnh hơn nữa công tác đào tạo, tập huấn bắt buộc (chuẩn hóa đào tạo) thành viên Ban quản trị về các nội dung: Pháp luật nhà ở; quản lý tài chính; quản trị vận hành, kỹ năng giải quyết tranh chấp; văn hóa cộng đồng…

III. KẾT LUẬN

Bãi nhiệm toàn bộ BQTNCC không phải là mục tiêu cuối cùng, mà là biện pháp khôi phục cơ chế quản trị minh bạch, hiệu quả và đúng pháp luật khi bộ máy cũ không còn đáp ứng được niềm tin của cư dân. Thông tư 05/2024/TT-BXD đã mở ra hành lang pháp lý quan trọng cho quyền tự quản của cộng đồng cư dân. Tuy nhiên, để quy định đi vào thực tế, cần tiếp tục hoàn thiện cơ chế triệu tập hội nghị, xử lý sai phạm và chuyển giao quyền lực minh bạch. Trong bối cảnh nhà chung cư ngày càng trở thành mô hình cư trú phổ biến tại Việt Nam, quản trị tốt nhà chung cư chính là nền tảng của một đô thị văn minh, an toàn và bền vững.

…………….

Luật sư tại Đà Nẵng:

Tầng 2 Tòa nhà Thư Dung Plaza, 87 Nguyễn Văn Linh, phường Hải Châu, thành phố Đà Nẵng

Luật sư tại Huế:

366 Phan Chu Trinh, phường An Cựu, Thành phố Huế

Luật sư tại TP. Hồ Chí Minh:

146 Hoàng Hoa Thám, phường Gia Định, thành phố Hồ Chí Minh

Luật sư tại Hà Nội:

Tầng 2, Chung cư Báo Công an nhân dân, 23 đường Nghiêm Xuân Yêm, xã Đại Thanh, thành phố Hà Nội

Luật sư tại Nghệ An:

1421 Nguyễn Tất Thành, phường Quỳnh Mai, Nghệ An

Tầng 2, tòa nhà Cửa Tiền Phố, đường Hồ Hữu Nhân, phường Trường Vinh Tân, tỉnh Nghệ An