THỦ TỤC ĐĂNG KÝ LẠI KHAI SINH VỚI VIỆT KIỂU - Luật sư Đà Nẵng

Theo thống kê vào năm 2025, Việt Nam có hơn 6 triệu Việt kiều[1], phần lớn đã ra nước ngoài học tập, làm việc và cư trú từ rất lâu do đó những giấy tờ tuỳ thân quan trọng như Giấy khai sinh phần nhiều đã bị thất lạc hoặc hư hỏng theo thời gian. Việc không có Giấy khai sinh sẽ khiến họ gặp nhiều khó khăn khi trở về Việt Nam sinh sống, làm việc hoặc thực hiện các thủ tục pháp lý. Vì vậy, bài viết này sẽ giúp cho Việt kiều nắm rõ được quy trình, thủ tục xin cấp lại Giấy khai sinh.

Việt kiều là ai?

Việt kiều là thuật ngữ dân dã, thông dụng để chỉ người Việt định cư bên ngoài lãnh thổ Việt Nam. Theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Luật Quốc tịch Việt Nam 2008: “Người Việt Nam định cư ở nước ngoài là công dân Việt Nam và người gốc Việt Nam cư trú, sinh sống lâu dài ở nước ngoài”.

Tiếp đó tại khoản 4 Điều 3 Luật Quốc tịch Việt Nam 2008: “Người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài là người Việt Nam đã từng có quốc tịch Việt Nam mà khi sinh ra quốc tịch của họ được xác định theo nguyên tắc huyết thống và con, cháu của họ đang cư trú, sinh sống lâu dài ở nước ngoài”

Từ hai quy định trên, có thể hiểu được Việt kiều là tên thường gọi của “người Việt Nam định cư ở nước ngoài” và được phân loại thành 02 nhóm sau: Nhóm 1: Là công dân Việt Nam, giữ quốc tịch Việt Nam và hiện tại đang sinh sống, làm việc lâu dài ở nước ngoài.

Nhóm 2: Là những người gốc Việt Nam, không còn giữ quốc tịch Việt Nam nhưng nguồn gốc của họ (cha mẹ, ông bà) là công dân Việt Nam và hiện tại đang sinh sống, làm việc lâu dài ở nước ngoài.

2. Điều kiện để Việt kiều đăng ký lại khai sinh

Việt kiều để đăng ký lại khai sinh phải đáp ứng các điều kiện tại Điều 40 Nghị định 123/2015/NĐ-CP như sau:

– Đã đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất

– Việc đăng ký lại khai sinh chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

3. Hồ sơ cấp lại Giấy khai sinh cho Việt kiều gồm những gì?

Căn cứ Điều 9 Thông tư 04/2020/TT-BTP và Điều 26, Điều 42 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Việt kiều muốn cấp lại Giấy khai sinh cần chuẩn bị các giấy tờ sau đây:

a. Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;
b. Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó:

– Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ;

– Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.

– Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có các loại giấy tờ nêu trên thì phải nộp bản sao các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ để làm cơ sở xác định nội dung đăng ký lại khai sinh:

+ Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;

+ Giấy tờ chứng minh về nơi cư trú;

+ Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận;

+ Giấy tờ khác có thông tin về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.

Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của các giấy tờ đã nộp.

4. Thủ tục cấp lại Giấy Khai sinh cho Việt kiều

Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 120/2025/NĐ-CP, thì thẩm quyền đăng ký lại khai sinh cho Việt kiều được thực hiện tại UBND xã, phường, đặc khu (sau đây gọi là UBND cấp xã), được thực hiện như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ: người có yêu cầu cấp lại giấy nộp hồ sơ bằng một trong các cách sau:

– Nộp trực tiếp: Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa/Trung tâm hành chính công của UBND cấp xã;

– Nộp trực tuyến: Người yêu cầu cấp lại khai sinh truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh, cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký lại khai sinh, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí và hoàn tất việc nộp hồ sơ.

Bước 2: Cán bộ tiếp nhận và thẩm tra hồ sơ:

– Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ, có phiếu hẹn, trả kết quả cho người yêu cầu, đồng thời chuyển hồ sơ để công chức tư pháp – hộ tịch xử lý.

– Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện.

Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định thì công chức làm công tác hộ tịch thực hiện việc ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, cập nhật thông tin đăng ký lại khai sinh và lưu chính thức trên phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

Bước 3: Trả kết quả:

Công chức tư pháp – hộ tịch làm thủ tục in Giấy khai sinh, trình Lãnh đạo UBND cấp xã ký, chuyển tới Trung tâm Phục vụ hành chính công để trả kết quả cho người yêu cầu.

[1] https://nguoiquansat.vn/6-trieu-nguoi-viet-dang-song-o-nuoc-ngoai-quoc-gia-nao-tap-trung-nhieu-nhat-281759.html

………………….

Luật sư tại Đà Nẵng:

Tầng 2 Tòa nhà Thư Dung Plaza, 87 Nguyễn Văn Linh, phường Hải Châu, thành phố Đà Nẵng

Luật sư tại Huế:

366 Phan Chu Trinh, phường An Cựu, Thành phố Huế

Luật sư tại TP. Hồ Chí Minh:

146 Hoàng Hoa Thám, phường Gia Định, thành phố Hồ Chí Minh

Luật sư tại Hà Nội:

Tầng 2, Chung cư Báo Công an nhân dân, 23 đường Nghiêm Xuân Yêm, xã Đại Thanh, thành phố Hà Nội

Luật sư tại Nghệ An:

1421 Nguyễn Tất Thành, phường Quỳnh Mai, Nghệ An