HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ NHỮNG VẤN ĐỀ PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý - Luật sư Đà Nẵng

I. ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong tiến trình chuyển đổi số và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ 4.0, phương thức giao kết và thực hiện hợp đồng đang có những thay đổi đáng kể. Nếu trước đây việc ký kết hợp đồng chủ yếu được thực hiện thông qua văn bản giấy, chữ ký trực tiếp và con dấu, thì hiện nay doanh nghiệp có thể hoàn tất toàn bộ quy trình giao kết hợp đồng trên môi trường điện tử. Hợp đồng có thể được tạo lập, gửi, nhận, ký và lưu trữ thông qua email, nền tảng ký kết điện tử, hệ thống quản trị doanh nghiệp hoặc các nền tảng giao dịch trực tuyến. Đặc biệt, sự phát triển của điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo, thương mại điện tử và các hệ thống tự động đang tiếp tục mở rộng phạm vi ứng dụng của hợp đồng điện tử trong hoạt động kinh doanh.

Do đó, việc nhận diện và kiểm soát các vấn đề pháp lý ngay từ khi thiết kế quy trình hợp đồng điện tử có ý nghĩa quan trọng đối với an toàn pháp lý và hoạt động quản trị doanh nghiệp.

II. NỘI DUNG PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý

Hợp đồng điện tử không còn là một phương thức giao dịch mang tính thử nghiệm. Luật Giao dịch điện tử năm 2023 đã dành một chương riêng (Chương IV từ Điều 34 đến Điều 38) quy định về giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, đồng thời tiếp tục khẳng định nguyên tắc quan trọng đã được đặt ra từ Luật Giao dịch điện tử năm 2005: giao dịch và hợp đồng không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thực hiện dưới dạng điện tử. Luật năm 2023 có hiệu lực từ ngày 01/7/2024. Tuy nhiên, việc pháp luật thừa nhận hợp đồng điện tử không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể chuyển toàn bộ hợp đồng giấy sang môi trường điện tử mà không cần thay đổi cách thức quản trị. Trong thực tiễn, nhiều vấn đề pháp lý có thể phát sinh liên quan đến chủ thể giao kết, thẩm quyền ký, chữ ký điện tử, thời điểm giao kết, tính toàn vẹn của dữ liệu, lưu trữ và chứng minh giao dịch khi xảy ra tranh chấp.

Một số nội dung pháp lý doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện hợp đồng điện tử như sau:

1. Giá trị pháp lý của Hợp đồng điện tử được pháp luật thừa nhận như hợp đồng được giao kết theo phương thức truyền thống

Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2023, hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Luật đồng thời quy định thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải được thể hiện bằng ăn bản, thông điệp dữ liệu có thể đáp ứng yêu cầu này nếu thông tin trong đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để doanh nghiệp chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng Luật Giao dịch điện tử điều chỉnh phương thức thực hiện giao dịch chứ không thay thế các điều kiện về nội dung, điều kiện có hiệu lực hoặc hình thức của từng loại giao dịch theo pháp luật chuyên ngành[1]. Theo đó, khi doanh nghiệp dự kiến ký hợp đồng điện tử, cần kiểm tra đồng thời: (i) Điều kiện có hiệu lực của hợp đồng theo pháp luật dân sự; (ii) Chủ thể và thẩm quyền giao kết; (iii) Hình thức hợp đồng theo pháp luật chuyên ngành; (iv) Các yêu cầu về công chứng, chứng thực hoặc đăng ký nếu pháp luật có quy định; (v) Yêu cầu về chữ ký hoặc phương thức xác nhận; (vi) Các quy định đặc thù đối với từng lĩnh vực kinh doanh.

Nói cách khác, “được giao kết bằng phương tiện điện tử” không đồng nghĩa với “được miễn các điều kiện pháp lý khác của hợp đồng”.

2. Doanh nghiệp có quyền lựa chọn phương thức giao kết nhưng phải kiểm soát được cách thức thể hiện ý chí

Một trong những nguyên tắc đáng chú ý của Luật Giao dịch điện tử năm 2023 là các bên có quyền thỏa thuận sử dụng thông điệp dữ liệu và phương tiện điện tử một phần hoặc toàn bộ trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng. Các bên cũng có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn và bảo mật liên quan đến hợp đồng điện tử. Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử đồng thời phải tuân thủ pháp luật về hợp đồng và các quy định pháp luật có liên quan.[2] Quy định này tạo ra không gian tương đối rộng để doanh nghiệp lựa chọn mô hình vận hành phù hợp. Chẳng hạn, trong thực tế quản trị và giao dịch thương mại, doanh nghiệp có thể sử dụng:

(i) Phương thức ký/xác thực: Luật công nhận cả chữ ký số, chữ ký điện tử chuyên dùng, và các dạng chữ ký điện tử khác (như xác thực OTP, tài khoản người dùng, email confirmation…) tùy thuộc vào mức độ rủi ro và thỏa thuận giữa các bên.

(ii) Mô hình vận hành: Doanh nghiệp có thể áp dụng toàn bộ trên nền tảng ký điện tử (eContract), phần mềm quản trị (ERP/CRM), hoặc kết hợp giữa phương thức điện tử và phương thức truyền thống mà vẫn bảo đảm giá trị pháp lý theo thỏa thuận.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý, phương thức xác nhận càng đơn giản thì chi phí và nghĩa vụ chứng minh khi phát sinh tranh chấp càng lớn. Theo Điều 11 Luật Giao dịch điện tử 2023, giá trị chứng cứ của dữ liệu điện tử phụ thuộc vào độ tin cậy của hệ thống lưu trữ và khả năng bảo đảm tính toàn vẹn của thông điệp. Do đó, khi sử dụng các phương thức như email, tài khoản người dùng, mã OTP, doanh nghiệp không chỉ cần chứng minh các yếu tố kỹ thuật (Ai sử dụng? Thời điểm nào? Dữ liệu có bị sửa đổi không?), mà quan trọng nhất là phải chứng minh được cơ sở pháp lý về thẩm quyền đại diện của người vận hành tài khoản đó (thông qua Quy chế nội bộ, Văn bản ủy quyền hoặc Thỏa thuận phân định rủi ro tài khoản giữa các bên giao kết)

3. Chữ ký điện tử và thẩm quyền ký kết

Chữ ký điện tử là một trong những vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm khi triển khai hợp đồng điện tử. Hiện nay, việc quản lý chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy được quy định cụ thể tại Nghị định 23/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 10/4/2025 và được hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 17/2026/VBHN-NĐ-BKHCN ngày 07/9/2026. Để tối ưu hóa vận hành và triệt tiêu rủi ro pháp lý khi áp dụng giao dịch điện tử, doanh nghiệp cần kiểm soát an toàn toàn diện thông qua các nhóm giải pháp trọng tâm:

Chuẩn hóa Quy chế Nội bộ và Phân quyền Giao kết: Ban hành Quy định quản lý chữ ký điện tử; xây dựng Bảng phân quyền hạn mức (Delegation of Authority) tách biệt rõ giữa quyền nắm giữ phương tiện ký (USB Token, HSM, tài khoản) và thẩm quyền phê duyệt hợp đồng; bắt buộc đính kèm văn bản ủy quyền điện tử đối với nhân sự không phải là đại diện theo pháp luật.

Kiểm soát Phương tiện và Định danh Chủ thể Ký: Áp dụng xác thực đa yếu tố (MFA/OTP) để bảo đảm phương tiện tạo chữ ký nằm dưới sự kiểm soát duy nhất của người có thẩm quyền tại thời điểm ký; ưu tiên sử dụng chữ ký số từ các Tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy (CA/CeCA) đã được định danh chính xác.

Bảo đảm Tính Toàn vẹn và Lưu trữ Nhật ký Giao dịch (Audit Trail): Tích hợp giải pháp mã hóa và Dấu thời gian (Timestamp) để phát hiện tức thì mọi sự thay đổi nội dung sau khi ký; lưu trữ toàn bộ file log hệ thống (địa chỉ IP, thời điểm, nhật ký thao tác) phục vụ việc chứng minh giá trị làm chứng cứ trước Tòa án hoặc Trọng tài khi có tranh chấp.

Thiết lập Quy trình Kiểm tra và Rà soát Định kỳ: Tự động hóa việc kiểm tra trạng thái hiệu lực của chứng thư số (chưa thu hồi/tạm dừng) tại thời điểm xác lập giao dịch; thường xuyên rà soát và thu hồi ngay quyền truy cập hệ thống ký đối với các nhân sự chuyển công tác hoặc nghỉ việc.

Sự kết hợp đồng bộ giữa quy chế phân quyền nội bộ và hạ tầng kỹ thuật an toàn chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp vừa khai thác tối đa tính linh hoạt của hợp đồng điện tử, vừa thiết lập hàng rào bảo vệ pháp lý vững chắc. Đây là một điểm rất quan trọng bởi trong tranh chấp hợp đồng điện tử, việc chứng minh “có chữ ký” mới chỉ là một phần của vấn đề; doanh nghiệp còn phải chứng minh “đúng người có thẩm quyền ký”.

4. Thời điểm và địa điểm giao kết

Trong giao dịch truyền thống, thời điểm giao kết hợp đồng thường tương đối dễ xác định thông qua việc ký kết văn bản.

Trong môi trường điện tử, quá trình giao kết có thể diễn ra qua nhiều bước:

Gửi dự thảo → gửi đề nghị → xác nhận → ký → hệ thống tiếp nhận → thông báo hoàn tất.

Luật Giao dịch điện tử năm 2023 quy định việc gửi, nhận và xác định thời điểm, địa điểm gửi, nhận thông điệp dữ liệu trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử được thực hiện theo các quy định về gửi, nhận thông điệp dữ liệu[3]. Đồng thời, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như thông báo bằng văn bản giấy[4].

Do đó, trong quy trình nội bộ, doanh nghiệp nên xác định rõ: Hệ thống nào là hệ thống chính thức; Email nào được sử dụng để giao dịch; Khi nào một thông điệp được coi là đã gửi; Khi nào được coi là đã nhận; Hệ thống nào ghi nhận thời điểm giao dịch; Cách xử lý khi hệ thống bị lỗi; Cách xử lý khi email không đến được người nhận. Đây là những vấn đề tưởng như kỹ thuật nhưng có thể trở thành vấn đề pháp lý trực tiếp khi tranh chấp về thời điểm giao kết hoặc thời hạn thực hiện hợp đồng.

5. Tính toàn vẹn và lưu trữ hợp đồng điện tử

5.1. Bảo đảm tính toàn vẹn của hợp đồng điện tử

Đối với hợp đồng giấy, các bên thường có thể dễ dàng xác định bản hợp đồng đã được ký kết thông qua chữ ký, con dấu và bản giấy được các bên lưu giữ. Trong môi trường điện tử, việc xác định đâu là bản hợp đồng cuối cùng và nội dung nào đã được các bên xác nhận có thể phức tạp hơn, bởi một hợp đồng có thể trải qua nhiều phiên bản trước khi được ký kết và lưu trữ. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý hợp đồng điện tử theo từng giai đoạn, chẳng hạn:

Bản dự thảo → bản chỉnh sửa → bản phê duyệt → bản ký kết → bản lưu trữ.

Trong quá trình này, doanh nghiệp cần bảo đảm khả năng xác định và kiểm tra được các thông tin quan trọng như:

(i) Bản hợp đồng nào là bản cuối cùng được các bên xác nhận;

(ii) Nội dung nào là nội dung được đưa vào ký kết;

(iii) Thời điểm hợp đồng được ký hoặc xác nhận;

(iv) Chủ thể thực hiện việc ký, xác nhận và thẩm quyền của người ký;

(v) Phương thức ký và thông tin xác thực liên quan;

(vi) Hợp đồng có bị thay đổi sau thời điểm ký hay không;

(vii) Dữ liệu, thông điệp dữ liệu và tài liệu liên quan có bị xóa, sửa đổi hoặc mất tính toàn vẹn hay không.

Luật Giao dịch điện tử năm 2023 ghi nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu và quy định về điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, khả năng truy cập và sử dụng thông tin trong thông điệp dữ liệu. Theo đó, việc quản lý phiên bản, kiểm soát quyền truy cập và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn có ý nghĩa trực tiếp đối với khả năng chứng minh giá trị và nội dung của hợp đồng điện tử khi phát sinh tranh chấp. Do đó, doanh nghiệp nên coi quản lý phiên bản và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu là một bộ phận của quy trình quản trị hợp đồng, thay vì chỉ thực hiện việc lưu lại file hợp đồng sau khi ký.

5.2. Lưu trữ hợp đồng điện tử theo hướng bảo đảm khả năng chứng minh giao dịch

Hình thức lưu trữ thông điệp dữ liệu được quy định tại Điều 13 của luật Giao dịch điện tử 2023 tương đối cụ thể. Tuy nhiện, trong thực tiễn, một cách lưu trữ khá phổ biến là doanh nghiệp chỉ giữ lại file PDF của hợp đồng sau khi ký. Khi đó, nếu phát sinh tranh chấp, một file hợp đồng đơn lẻ có thể chưa phản ánh đầy đủ quá trình giao kết, xác thực và thực hiện giao dịch. Tùy thuộc vào tính chất, giá trị và mức độ rủi ro của từng giao dịch, doanh nghiệp nên xem xét lưu trữ một cách có hệ thống các dữ liệu, tài liệu liên quan, bao gồm:

(i) Hợp đồng điện tử và các phiên bản có ý nghĩa trong quá trình giao kết;

(ii) Chữ ký điện tử và thông tin liên quan đến việc xác thực chữ ký;

(iii) Chứng thư số hoặc chứng thư điện tử có liên quan, nếu có;

(iv) Thông tin xác thực của chủ thể thực hiện giao dịch;

(v) Thời điểm gửi, nhận và ký kết thông điệp dữ liệu;

(vi) Lịch sử ký và xác nhận hợp đồng;

(vii) Lịch sử thay đổi, chỉnh sửa tài liệu;

(viii) Nhật ký hệ thống và dữ liệu giao dịch;

(ix) Email, thông báo hoặc trao đổi điện tử có liên quan;

(x) Hồ sơ chứng minh thẩm quyền hoặc ủy quyền của người ký;

(xi) Hồ sơ phê duyệt nội bộ và các tài liệu liên quan đến quá trình giao kết.

Việc lưu trữ này không nhất thiết đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải lưu giữ mọi dữ liệu phát sinh trong thực hiện giao dịch. Vấn đề quan trọng là doanh nghiệp phải xác định được những dữ liệu cần thiết để chứng minh chủ thể, ý chí giao kết, nội dung, thời điểm, phương thức xác thực và quá trình thực hiện giao dịch phù hợp với tính chất của từng loại hợp đồng.

Luật Giao dịch điện tử năm 2023 quy định thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu; đồng thời, thông điệp dữ liệu đáp ứng các điều kiện luật định có thể có giá trị như văn bản và việc lưu trữ thông điệp dữ liệu có giá trị tương đương với việc lưu trữ văn bản giấy trong trường hợp đáp ứng các điều kiện tương ứng. Vì vậy, thay vì chỉ đặt câu hỏi “Doanh nghiệp đã lưu hợp đồng hay chưa?”, doanh nghiệp nên chuyển sang tư duy “Đã lưu đầy đủ hồ sơ và dữ liệu cần thiết để chứng minh giao dịch hay chưa?”.

Đây là một thay đổi quan trọng trong quản trị hợp đồng trong môi trường số. Một hệ thống lưu trữ tốt không chỉ giúp doanh nghiệp tìm lại hợp đồng khi cần mà còn giúp doanh nghiệp chứng minh được hợp đồng được giao kết như thế nào, bởi ai, vào thời điểm nào, với nội dung nào và dữ liệu có được bảo đảm toàn vẹn sau khi giao kết hay không.

6. Hợp đồng điện tử có thể được giao kết thông qua hệ thống tự động

Một điểm đáng chú ý của Luật Giao dịch điện tử năm 2023 là pháp luật đã ghi nhận giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử được hình thành hoặc thực hiện thông qua hệ thống thông tin tự động, ngay cả trong trường hợp không có sự kiểm tra hoặc can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể của hệ thống.

Cụ thể, khoản 1 Điều 34 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định: hợp đồng điện tử được giao kết hoặc thực hiện từ sự tương tác giữa một hệ thống thông tin tự động với người hoặc giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể do hệ thống thực hiện hoặc vào hợp đồng.

Quy định này có ý nghĩa thực tiễn đối với các mô hình giao dịch ngày càng được tự động hóa như thương mại điện tử, nền tảng số, hệ thống đặt hàng tự động, phần mềm quản trị, kết nối API và các hệ thống giao dịch giữa máy với máy. Trong tương lai, khi doanh nghiệp gia tăng ứng dụng trí tuệ nhân tạo và các hệ thống tự động vào hoạt động kinh doanh, quy định này càng có ý nghĩa trong việc xác định giá trị pháp lý của các giao dịch được thực hiện mà không có sự can thiệp trực tiếp của con người.

Tuy nhiên, việc pháp luật thừa nhận giá trị pháp lý của giao dịch tự động không đồng nghĩa với việc mọi hành động do hệ thống tự động thực hiện đều đương nhiên làm phát sinh một hợp đồng có hiệu lực. Việc xác định hợp đồng có được giao kết hay không vẫn phải được xem xét trên cơ sở các quy định về giao kết hợp đồng điện tử, pháp luật về hợp đồng và các quy định pháp luật có liên quan. Theo Điều 35 và Điều 36 Luật Giao dịch điện tử 2023, việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu và tuân thủ pháp luật về hợp đồng cũng như pháp luật có liên quan.

Do đó, đối với doanh nghiệp sử dụng hệ thống giao dịch tự động, cần chủ động xây dựng quy tắc vận hành của hệ thống, phạm vi và giới hạn giao dịch, thẩm quyền thiết lập hoặc thay đổi các tham số giao dịch, cơ chế xác thực, lưu vết dữ liệu và phương án xử lý khi hệ thống phát sinh lỗi. Đây là những vấn đề có ý nghĩa quan trọng trong việc chứng minh ý chí giao kết, kiểm soát rủi ro và giải quyết tranh chấp khi giao dịch được thực hiện hoàn toàn hoặc một phần tự động.

Đặc biệt, khi doanh nghiệp đưa AI và các hệ thống tự động vào quá trình đặt hàng, báo giá, xác nhận đơn hàng, thanh toán hoặc thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng, việc xác định rõ hệ thống được phép thực hiện hành vi gì và trong giới hạn nào sẽ ngày càng trở thành một vấn đề pháp lý cần được doanh nghiệp quan tâm.

7. Doanh nghiệp phải lưu ý các quy định pháp luật chuyên ngành khi thực hiện hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử không phải là một loại hợp đồng tách biệt khỏi hệ thống pháp luật về hợp đồng. Đây trước hết là một hợp đồng được giao kết, thực hiện bằng phương tiện điện tử; vì vậy, ngoài Luật Giao dịch điện tử, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ Bộ luật Dân sự, pháp luật về hợp đồng và các quy định pháp luật chuyên ngành tương ứng với từng loại giao dịch. Luật Giao dịch điện tử năm 2023 tạo lập khung pháp lý chung cho việc thực hiện giao dịch bằng phương tiện điện tử, nhưng không có nghĩa mọi hợp đồng điện tử chỉ cần tuân thủ các quy định của Luật Giao dịch điện tử là đủ.

Khi sử dụng hình thức điện tử để giao kết và thực hiện hợp đồng, doanh nghiệp vẫn phải xác định loại hợp đồng, lĩnh vực hoạt động và các chủ thể tham gia giao dịch để đối chiếu với pháp luật chuyên ngành tương ứng. Các quy định chuyên ngành có thể đặt ra những yêu cầu riêng về chủ thể giao kết, điều kiện kinh doanh, nội dung hợp đồng, hình thức giao dịch, phương thức xác thực, quy trình thực hiện, lưu trữ hồ sơ hoặc các điều kiện khác.

Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể phải đồng thời lưu ý các quy định chuyên ngành khi giao kết:

(i) Hợp đồng lao động điện tử;

(ii) Hợp đồng trong hoạt động thương mại và thương mại điện tử;

(iii) Hợp đồng, thỏa thuận trong lĩnh vực ngân hàng;

(iv) Hợp đồng bảo hiểm;

(v) Hợp đồng và giao dịch trong lĩnh vực chứng khoán;

(vi) Hợp đồng dịch vụ tài chính;

(vii) Hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản;

(viii) Hợp đồng trong lĩnh vực giáo dục, y tế và các lĩnh vực kinh doanh có điều kiện hoặc có yêu cầu quản lý đặc thù.

Ví du: đối với hợp đồng lao động điện tử, pháp luật hiện nay đã có quy định chuyên biệt. Nghị định số 337/2025/NĐ-CP ngày 24/12/2025 của Chính phủ về hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Nghị định này quy định riêng về nguyên tắc, điều kiện, trình tự giao kết, thực hiện và các vấn đề liên quan đến hợp đồng lao động điện tử.

Bên cạnh đó, Thông tư số 08/2026/TT-BNV ngày 15/5/2026 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

Ví dụ trên cho thấy, cùng với việc thiết lập nguyên tắc chung về giao dịch điện tử, pháp luật đang từng bước bổ sung các quy định chuyên biệt đối với những lĩnh vực có đặc thù về chủ thể, nội dung giao dịch, phương thức xác thực và yêu cầu quản lý.

Vì vậy, trước khi chuyển một loại hợp đồng từ hình thức truyền thống sang hình thức điện tử, doanh nghiệp không nên chỉ đặt câu hỏi “Hợp đồng này có được ký điện tử hay không?”, mà cần kiểm tra đồng thời:

(i) Pháp luật có cho phép giao dịch được thực hiện dưới hình thức điện tử hay không

(ii) Có yêu cầu đặc biệt về hình thức, nội dung hoặc phương thức xác thực hay không;

(iii) Chủ thể ký kết có đáp ứng điều kiện và đúng thẩm quyền hay không; và

(iv) Doanh nghiệp phải lưu trữ những tài liệu, dữ liệu nào để chứng minh tính hợp pháp của giao dịch.

Do đó, đối với doanh nghiệp, việc triển khai hợp đồng điện tử cần được thực hiện theo nguyên tắc “khung pháp lý chung + yêu cầu pháp luật chuyên ngành”. Đây là cơ sở để doanh nghiệp vừa tận dụng được lợi ích của giao dịch điện tử, vừa hạn chế rủi ro khi hợp đồng được kiểm tra, thanh tra hoặc phát sinh tranh chấp.

8. Bảo mật và an toàn dữ liệu phải được đặt song song với việc số hóa hợp đồng

Số hóa hợp đồng không chỉ làm thay đổi phương thức giao kết và lưu trữ hợp đồng mà còn làm gia tăng yêu cầu đối với bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu. Hợp đồng điện tử có thể chứa nhiều thông tin có giá trị và nhạy cảm đối với doanh nghiệp, chẳng hạn: Thông tin của khách hàng và đối tác; Giá, phí và các chính sách thương mại; Dữ liệu cá nhân; Bí mật kinh doanh; Thông tin về công nghệ, quy trình và giải pháp kỹ thuật; Thông tin tài chính và các dữ liệu nội bộ khác.

Khi các thông tin này được tạo lập, ký kết, trao đổi và lưu trữ trên môi trường điện tử, rủi ro không chỉ nằm ở việc hợp đồng bị mất hoặc hư hỏng mà còn có thể phát sinh từ truy cập trái phép, thay đổi dữ liệu, giả mạo chủ thể, sử dụng trái phép tài khoản hoặc chữ ký điện tử và làm lộ thông tin trong quá trình giao dịch.

Luật Giao dịch điện tử năm 2023 đặt hoạt động giao dịch điện tử trong mối liên hệ với các quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng, an ninh mạng và pháp luật có liên quan. Đồng thời, Luật nghiêm cấm một số hành vi xâm phạm hoặc làm ảnh hưởng đến tính an toàn, toàn vẹn của thông điệp dữ liệu, cũng như các hành vi gian lận, giả mạo, sử dụng trái pháp luật tài khoản, phương tiện và chữ ký điện tử.

Đối với doanh nghiệp, vì vậy, việc triển khai hợp đồng điện tử không nên chỉ tập trung vào câu hỏi “ký hợp đồng bằng phương thức nào?”, mà cần đồng thời giải quyết vấn đề “ai được quyền truy cập, ai được quyền ký, dữ liệu được bảo vệ như thế nào và phải xử lý ra sao khi xảy ra sự cố?”.

Tùy thuộc vào tính chất giao dịch và loại dữ liệu được xử lý, doanh nghiệp nên thiết lập đồng bộ các cơ chế:

(i) Quy trình pháp lý: xác định quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm bảo mật và trách nhiệm khi xảy ra vi phạm;

(ii) Quy trình công nghệ: lựa chọn nền tảng ký kết, lưu trữ và trao đổi dữ liệu phù hợp; bảo đảm khả năng kiểm soát và truy xuất dữ liệu;

(iii) Quy trình bảo mật: áp dụng các biện pháp bảo vệ tài khoản, dữ liệu, chữ ký điện tử và hệ thống khỏi việc truy cập hoặc sử dụng trái phép;

(iv) Quy trình phân quyền: xác định rõ người được quyền tạo lập, phê duyệt, ký, sửa đổi, truy cập và khai thác hồ sơ hợp đồng.

Đặc biệt, nếu hợp đồng điện tử có chứa dữ liệu cá nhân, bí mật kinh doanh hoặc các loại thông tin được pháp luật chuyên ngành bảo vệ, doanh nghiệp cần đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật tương ứng. Việc số hóa hợp đồng vì vậy không nên được xem đơn thuần là một giải pháp thay thế hợp đồng giấy, mà cần được đặt trong tổng thể quản trị dữ liệu, an toàn thông tin và kiểm soát rủi ro pháp lý của doanh nghiệp. Có thể khái quát yêu cầu này theo nguyên tắc:

Số hóa hợp đồng = Số hóa quy trình giao kết + Bảo đảm giá trị pháp lý + Bảo vệ dữ liệu + Kiểm soát quyền truy cập.

9. Doanh nghiệp chú ý khi sử dụng nền tảng của bên thứ 3

Nhiều doanh nghiệp không tự xây dựng hệ thống hợp đồng điện tử mà sử dụng nền tảng của nhà cung cấp dịch vụ. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thỏa thuận với nhà cung cấp về:

Quyền sở hữu và quyền truy cập dữ liệu;

Địa điểm lưu trữ dữ liệu;

Thời hạn lưu trữ;

Cơ chế sao lưu;

Cơ chế bảo mật;

Quy trình xác thực người ký;

Khả năng truy xuất lịch sử giao dịch;

Xử lý dữ liệu khi chấm dứt sử dụng dịch vụ;

Trách nhiệm khi xảy ra mất mát hoặc rò rỉ dữ liệu;

Khả năng cung cấp dữ liệu phục vụ giải quyết tranh chấp.

Đặc biệt, doanh nghiệp không nên để tình trạng “hợp đồng đã ký nhưng dữ liệu chứng minh giao dịch lại phụ thuộc hoàn toàn vào một nhà cung cấp mà doanh nghiệp không có cơ chế kiểm soát hoặc truy xuất độc lập”.

10. Một số khuyến nghị khi doanh nghiệp xây dựng quy trình kiểm soát hợp đồng điện tử

Để triển khai hợp đồng điện tử an toàn và có khả năng chứng minh khi cần thiết, doanh nghiệp nên thực hiện ít nhất các công việc sau:

Bước 1. Soạn thảo hợp đồng

Xác định nội dung, đối tượng, điều kiện giao dịch và phương thức giao kết điện tử để tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật chuyên ngành cần áp dụng.

Bước 2. Kiểm tra pháp lý

Nên kiểm tra cả pháp luật chung và pháp luật chuyên ngành có liên quan đến giao dịch.

Bước 3. Phê duyệt nội bộ

Nội dung này nên gắn với quy chế phân quyền/phê duyệt của doanh nghiệp, nhất là đối với hợp đồng có giá trị lớn hoặc có tính chất đặc biệt.

Bước 4. Kiểm tra thẩm quyền người ký

Kiểm tra tư cách đại diện, Giấy ủy quyền, phạm vi ủy quyền, thời hạn ủy quyền và giới hạn thẩm quyền.

Bước 5. Kiểm soát phiên bản hợp đồng cuối cùng

Đối chiếu bản hợp đồng dự kiến ký với bản đã được phê duyệt; khóa/kiểm soát nội dung trước khi gửi ký.

Bước 6. Gửi hợp đồng và xác thực chủ thể

Gửi hợp đồng qua phương thức/nền tảng phù hợp và thực hiện xác thực người ký.

Bước 7. Ký điện tử và xác nhận giao kết

Thực hiện chữ ký điện tử; kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký và quá trình giao kết.

Bước 8. Ghi nhận thời điểm và bằng chứng giao kết

Ghi nhận thời điểm giao kết, thông tin gửi – nhận, lịch sử giao dịch và các dữ liệu điện tử liên quan.

Bước 9. Lưu trữ hợp đồng và hồ sơ chứng minh giao dịch

Lưu hợp đồng cùng dữ liệu, thông tin xác thực và các chứng cứ điện tử cần thiết; bảo đảm khả năng truy cập, kiểm tra và sử dụng khi cần.

Bước 10. Theo dõi thực hiện và quản lý hợp đồng

Theo dõi thực hiện, gia hạn, sửa đổi, tạm ngừng hoặc chấm dứt hợp đồng; cập nhật và lưu trữ đầy đủ hồ sơ phát sinh.

Quy trình này cần có sự phối hợp giữa pháp chế – kinh doanh – nhân sự -kế toán – công nghệ thông tin – quản trị doanh nghiệp. Hoạt động thể hiện doanh nghiệp có tổ chức quản lý đồng bộ, minh bạch trong quá trình vận hành của doanh nghiệp.

III. KẾT LUẬN

Hợp đồng điện tử đang trở thành một cấu phần quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Việc pháp luật Việt Nam thừa nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, hợp đồng điện tử và chữ ký điện tử đã tạo nền tảng pháp lý cần thiết để doanh nghiệp từng bước chuyển đổi từ phương thức giao dịch truyền thống sang môi trường số. Luật Giao dịch điện tử năm 2023 tiếp tục phát triển những nền tảng đã được đặt ra từ Luật Giao dịch điện tử năm 2005, đồng thời mở rộng phạm vi điều chỉnh để phù hợp với các mô hình giao dịch hiện đại.

Vì vậy, đối với doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi số, việc xây dựng quy trình hợp đồng điện tử cần được nhìn nhận không chỉ là một bài toán công nghệ mà còn là một bài toán quản trị pháp lý và quản trị rủi ro. Doanh nghiệp càng phụ thuộc vào môi trường số thì càng cần một hệ thống pháp lý nội bộ đủ chặt chẽ để bảo đảm rằng mỗi thao tác điện tử đều có thể được xác định, kiểm soát và chứng minh khi cần thiết.

…………….

Luật sư tại Đà Nẵng:

Tầng 2 Tòa nhà Thư Dung Plaza, 87 Nguyễn Văn Linh, phường Hải Châu, thành phố Đà Nẵng

Luật sư tại Huế:

366 Phan Chu Trinh, phường An Cựu, Thành phố Huế

Luật sư tại TP. Hồ Chí Minh:

146 Hoàng Hoa Thám, phường Gia Định, thành phố Hồ Chí Minh

Luật sư tại Hà Nội:

P.301, Tầng 3, số 63 Vũ Ngọc Phan, phường Láng, thành phố Hà Nội

Luật sư tại Nghệ An:

1421 Nguyễn Tất Thành, phường Quỳnh Mai, Nghệ An

Tầng 2, tòa nhà Cửa Tiền Phố, đường Hồ Hữu Nhân, phường Trường Vinh Tân, tỉnh Nghệ An