THỦ TỤC ĐỀ NGHỊ CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ, HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ GIẤY TỜ

1.1 Trình tự thực hiện

a) Bước 1: Tổ chức, công dân hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn dưới đây và nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả (Bộ phận TN&TKQ) cùa Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng
b) Bước 2: Bộ phận TN&TKQ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ, yêu cầu bổ sung, hoàn thiện nếu chưa đầy đủ, chưa hợp lệ; ghi phiếu biên nhận đối vởi hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.
c) Bước 3: Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng gửi chuyển phát nhanh toàn bộ hồ sơ và lệ phí dến Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh (Bộ Ngoại giao) giải quyết.
d) Bước 4:

– Đối với hồ sơ có số lượng dưới 10 giấy tờ, tài liệu trở xuống, Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng nhận kết quả từ Bộ Ngoại giao gửi qua đường bưu điện trong vòng 06 ngày làm việc (trừ truờng hợp hồ sơ cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự),

– Đối với hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ trở lên, Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng nhận kết quả từ Bộ Ngoại giao gửi qua đường bưu điện trong vòng 10 ngày làm việc (trừ truờng hợp hồ sơ cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự),

– Đồi yới trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, tùy thuộc vào việc xác thực con dấu chữ ký, chức danh có hợp lệ hay không để thông báo cho tổ chức, công dân kết quả.

(Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị đuợc chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ do Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng gửi đến, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẳm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đuợc đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự. Trường hợp chữ ký, con dấu và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài (Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lănh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận) trong hồ sơ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng để trả cho tổ chức, công dân).

d) Bước 5: Tổ chức công dân đến Bộ phận TN&TKQ của Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng để nhận kết quả theo thời gian ghi trên biên nhận.

1.2 Cách thức thực hiện

Nộp trực tiếp tại Bộ phận TN&TKQ của Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng.

1.3 Thành phần và số lượng hồ sơ

a) Thành phần hồ sơ

– Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài:

+ 02 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/T K . Khai trực tuyến tại Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự – Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam .gov. vn; sau khi hoàn thành việc khai trực tuyến, in tờ khai và ký tên.

+ 02 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có gía trị thay thế hộ chiếu không cần công chứng). Trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là chủ hồ sơ, đề nghị người nộp hồ sơ cung cấp 02 bản chup giấy tờ tùy thân của bản thân (không cần phải công chứng);

+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự (trường hợp chứng nhận lãnh sự trên bản sao hoặc bản dịch phải có công chứng);

+ Bản chính giấy tờ, tài liệu được chứng nhận lãnh sự (đối với trường hợp chứng nhận lãnh sự trên bản sao hoặc bản dịch) và được trả lại khi nhận kêt quả;

+ 02 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

-Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam:

+ 02 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH2012/TK. Khai trực tuyến tại Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự – Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam .gov. vn, sau khi hoàn thành việc khai trực tuyến, in tờ khai và ký tên.

+ 02 bản chụp gìấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc gìấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu không cần công chứng) Trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là chủ hồ sơ, đề nghị người nộp hồ sơ cung cấp 02 bản chụp giấy tờ tùy thân của bản thân (không cần phải công chứng);

+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận);

+ 02 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự;

+ 02 bản dịch giấy tờ, tài lìệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không dược lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch (Người dịch phải ghi rõ họ tên, số chứng minh nhân dân, ngày cấp, nơi cấp cuối bản dịch và cam đoan chịu trách nhiệm đối với nội dung bản dịch (đính kèm bản sao chứng minh nhân dân của người dich).

b) Số lượng hồ sơ: 01 (một) bộ.

1.4 Thời hạn giải quyết

a) Đối với hồ sơ có số lượng dưới 10 giấy tờ, tài liệu trở xuống (trừ trường hợp hồ sơ cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự): 07 ngày làm việc:

Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng: 01 ngày làm việc; Bưu điện: 03 ngày làm việc; Bộ Ngoại giao: 03 ngày làm việc

b) Đối với hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ trở lên (trừ trường hợp hồ sơ cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên gíấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự): 11 ngày làm việc:

– Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng: 01 ngày làm vìệc;

– Bưu điện: 03 ngày làm việc;

– Bộ Ngoại giao: 07 ngày làm vìệc.

1.5 Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính

Cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước có nhu cầu chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

1.6 Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính

a) Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Bộ Ngoại giao;
b) Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng

1.7 Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Tem (hoặc dấu) chứng nhận đóng trên giấy tờ, tài líệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

1.8. Lệ phí

a) Hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 VNĐ/bản/lần (Thông tư số 157/2016/7TBTC ngày 24/10/2016 của Bộ truởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sư);
b) Chứng nhận lãnh sự: 30. 000 VNĐ/bản/lần (Thông tư số 157/2016/TTBTC ngày 24/10/2016 của Bộ truởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quán lý và sử dụng phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự),
c) Phí gửi hồ sơ qua bưu díện: 275.000 VNĐ/bưu gửi (đã bao gồm thuế VAT theo Hợp đồng số 29710/CPN ngày 29/7/2010 giữa Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao và Công ty cổ phần Chuyển phát nhanh bưu diện về việc cung cấp và sử dụng các dich vụ bưu chính);
d) Lệ phí và phí nộp cùng lúc với nộp hồ sơ và biên lai thu phí đuợc trả khi nhận kết quả.

1.9 Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

Mẫu số LS/HPH-20l2/TK (Khai trực tuyến Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn)

1.10 Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính

a) Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự Giấy tờ, tài liệu được mỉễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Vìệt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại; Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài; Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam; Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lănh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
b) Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

– Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chỉnh theo quy định pháp luật;

– Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

– Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật;

– Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên gìấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc;

– Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp vởi chủ trương, chính sảch của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

c) Các giấy tờ, tài liệu không thu lệ phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

– Giấy tờ, tài liệu phục vụ trực Liổp cho oác hoạt dộng cúa oáo cơ quan oủa Đảng, Quốc hội, Chính phủ và oúo Bộ, cơ quan ngang Bộ;

– Gi Lắy tờ, tài lìệLL dược miễn thu phí ohứng nhận lãnh sự, hợp phảp hóa lãnh sự theo điều uớo quôc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết, tham gia hoặc thoả thuận có quy định khảo thì được thực hiện theo quy dinh đó;

– Giấy tờ, tài liệu được miễn thu lệ phí hợp phảp hoả, chứng nhận iãnh sự của các tô chúc, cá nhân nuớc ngoài trên Cơ sở quan Ihệ ngoại giao “oó dì có lại” và cảo trường hợp đối ngoại khảo thco quyết dịnh ou thể của Bộ Ngoại giao.

d) Yêu cầu cụ thể đối với các giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sư

– Là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài

– Giấy tờ, tài liệu có thể đề nghị được chứng nhận lãnh sự là giấy tờ, tài liệu được lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận bởi:

+ Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Toà án, Vìện Kiểm sát; các Cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương;

+ Cơ quan Trung LLơng của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;

+ Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam;

+ Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức khác cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật bao gồm:

Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo;
Chứng nhận y tế;
Phiếu lý lịch tư pháp;
Giấy tờ, tài liệu khác có thể được Chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật. Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cảc cơ quan và người có thẩm quyền nêu trên phải được giới thiệu truớc cho Bộ Ngoại giao.

đ) Yêu cầu cụ thể đối với giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự

– Là giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam;

– Được Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hỉện chức năng lãnh sự của nuớc ngoài cấp, chứng nhận,

– Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại gìao.

1.11 Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

a) Luật Cơ quan đại diện nước CHXHCN Việt Nam ở nước ngoài ngày 18/6/2009;
b) Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;
c) Thông tư số 157/2016/TT-BTC ngày 24/10/2016 của Bộ trướng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dung phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự,
d) Thông tư số 01/2012/TTBNG ngày 20/3/2012 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/201 l/NĐCP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

đ) Quyết định số 3586/QĐBNG ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng.