Trước đây, Luật Doanh nghiệp 2005, quy định người đại diện theo pháp luật (“Người đại diện”) của doanh nghiệp chỉ có một người, cụ thể đối với Công ty cổ phần là Chủ tịch HĐQT, giám đốc hoặc Tổng giám đốc; Công ty TNHH là Chủ tịch HĐTV, Chủ tịch Công ty, giám đốc, hoặc Tổng giám đốc.
Và Người đại diện theo pháp luật của công ty phải thường trú tại Việt Nam; trường hợp vắng mặt ở Việt Nam trên 30 ngày thì phải uỷ quyền bằng văn bản cho người khác theo quy định tại Điều lệ công ty để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty.
Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng, thực hiện các quy định này thì phát sinh một số vướng mắc, khó khăn khi doanh nghiệp chỉ có một Người đại diện, cụ thể: khi Người đại diện vắng mặt ở Việt Nam nhưng chưa thực hiện việc ủy quyền hoặc việc ủy quyền không đúng với quy định nên không hợp lệ hoặc Người đại diện bị bắt, bị tạm giữ, tạm giam để phục vụ điều tra theo trình tự thủ tục về Hình sự, hoặc Người đại diện bị tai nạn, hôn mê,…., thì những giao dịch, điều hành thường trực hằng ngày có thể bị trì hoãn. Như vậy, thiệt hại xảy ra cho doanh nghiệp là điều không tránh khỏi.
Do vậy, khi xây dựng Luật Doanh nghiệp 2014, thì các nhà làm luật đã bổ sung: “Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.” (Theo quy định tại khoản 2, Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2014.
Như vậy, từ nay, Doanh nghiệp có thể có từ hai Người đại diện trở lên. Quy định này đã tạo sự chủ động, linh hoạt hơn cho Doanh nghiệp khi một Người đại diện vắng mặt, giải quyết phần nào những vướng mặc đã phân tích nêu trên của Luật Doanh nghiệp 2005. Nhưng cũng chính quy định này, đang tạo một số khoảng trống, rủi ro, khi các Doanh nghiệp hợp tác, tham gia giao dịch với nhau.
Bởi, khi thực hiện ký kết hợp đồng với một Doanh nghiệp có nhiều Người đại diện, vậy, người đại diện nào có thẩm quyền ký kết hợp đồng này. Vì, theo quy định tại khoản 2, Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2014: “Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.”
Như vậy, quy định này đã đặt ra một vấn đề, trong một doanh nghiệp có nhiều người đại diện thì Điều lệ Công ty quy định số lượng, chức danh quản lý và quyền nghĩa vụ của Người đại diện.
Và hoạt động của doanh nghiệp thì có nhiều phạm vi, nội dung công việc, điều lệ, doanh nghiệp thường xây dựng mang tính chung chung. Bên cạnh đó, việc phân chia phạm vi công việc lại là một bí mật, mang tính nội bộ của doanh nghiệp. Như vậy, có thể đối tác khi ký hợp đồng, có biết được điều lệ, nhưng chưa hẳn đã biết được, phạm vi đại diện của những Người đại diện.
Điều này dẫn tới, những giao dịch, hợp đồng đã ký có thể không phát sinh quyền, nghĩa vụ khi người xác lập không có quyền đại diện. Tuy nhiên, BLDS 2015 lại có quy định, trường hợp Người đại diện không có quyền xác lập giao dịch nhưng vẫn phát sinh hiệu lực, cụ thể (Điều 142, Điều 143 BLDS 2015):
“Giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện, trừ một trong các trường hợp sau đây:
a) Người được đại diện đã công nhận giao dịch;
b) Người được đại diện biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý;
c) Người được đại diện có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình không có quyền đại diện.”
Như vậy, việc quy định cho phép doanh nghiệp có nhiều Người đại diện, đang gây ra những rủi ro cho doanh nghiệp, cho các đối tác. Vậy để hạn chế những rui ro khi giao kết, thực hiện giao dịch, doanh nghiệp cần chú ý vấn đề gì?
Một, khi thực hiện giao dịch, cần yêu cầu đối tác cung cấp điều lệ công ty, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Hai, trên cơ sở hồ sơ pháp lý đã yêu cầu đối tác cung cấp, thì phải xem xét đến phạm vi đại diện của Người đại diện trong hồ sơ này. Bên cạnh đó, có thể tra cứu, rà soát trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia (https://dangkykinhdoanh.gov.vn) để được biết thông tin.
Ba, khi ký kết hợp đồng, giao dịch xong, doanh nghiệp có thể gửi bản hợp đồng, thư cảm ơn đã hợp tác đến địa chỉ Trụ sở chính của bên kia, bằng hình thức thư có kèm báo phát (Gửi qua mail có thể bị thất lạc).
Bốn, trong quá trình thực hiện Hợp đồng, thường xuyên báo cáo tiến trình thực hiện công việc theo Hợp đồng cho bên kia được biết. Bởi đây sẽ là cơ sở, nguồn chứng cứ để chứng minh khi có tranh chấp xảy ra. Vì, khi gửi Hợp đồng, tiến trình thực hiện công việc, thì doanh nghiệp đối tác đã biết về các giao dịch này, nếu không có sự phản hồi, ngăn cản, như vậy đã đồng ý với giao dịch, hợp đồng đã ký kết. Do đó, giảm thiểu rủi ro, trong trường hợp Người đại diện không có quyền xác lập, hoặc vượt quá phạm vi đại diện.
